Õigesti valitud sõidupäevik aitab ettevõttel aega ja raha säästa

„Elektrooniline sõidupäevik teeb lihtsamaks nii autokasutaja, haldusjuhi kui ka raamatupidajate töö,” jagab ettevõtte kogemust Eesti Energia transpordi halduse osakonna juhataja Mango Oras.

Eesti Energias on juba aastaid kasutuses Fleet Complete’i integreeritud sõidupäevikud ning Mango Orase sõnul on see riigihankest alguse saanud valik end hästi õigustanud.

Elektroonilise sõidupäeviku lahendusi on turul mitmeid, kuid Eesti Energial oli selge ootus, millele sobiv sõidupäevikuformaat vastama pidi.

„Kasutusmugavuse kõrval on meie jaoks väga oluline andmete kvaliteet. Kogutavad andmed peavad olema hoitud turvaliselt, ei tohi minna kaotsi ega sattuda võõrastesse kätesse,” selgitas Oras.

Mugav kasutada

Elektroonilisele sõidupäevikule ülemineku üks kriteerium oli, et töötajad saavad selle kasutamise selgeks töö käigus, vajamata selleks eraldi koolitusi.

Mango Oras märkis, et väga tähtis on ka võimalus autoparki kui tervikut hallata, saada vajalikke teavitusi, koostada endale sobilikke raporteid ning hinnata, kas autod on piisavalt aktiivselt kasutuses või on kuskil piirkonnas autod alakasutuses.

Fleet Complete’i elektroonilise sõidupäeviku lahendus on neile ootustele vastanud. Oras kinnitab, et koostöö ettevõttega on olnud konstruktiivne ja meeldiv.

„Pea kümme aastat kestnud koostöö Fleet Complete’i esindajatega on sujunud vastastikuse usalduse ja üksteise mõistmise vaimus,” märgib ta. „Oleme saanud rakendust ka vastavalt oma vajadusele muuta. Selgitasime tarkvara pakkujatele lahti kõik oma ootused ja vajadused ning saime tõepoolest just niisuguse lahenduse, nagu olime soovinud,” ütleb ta.

Praegu on elektrooniline sõidupäevik Eesti Energias kasutusel veebilahendusena, kuid hetkel käivad ettevalmistused mobiilirakenduse kasutusele võtmiseks.

Säästliku töökultuuri osa

Eesti Energias väärtustatakse riigiasutusele väärilist säästlikku töökultuuri – ettevõtte autodega ei ole töö- ja erasõidu segiajamine lubatud ning autod on arvel 100% tööautodena.

Selle tagamiseks on kõik autod varustatud GPSiga ning GPS kannab andmed automaatselt elektroonilisse sõidupäevikusse.

Autokasutaja jaoks on süsteem kerge ja mugav – marsruudid ja sõiduajad kajastuvad sõidupäevikus automaatselt, olles üksiti ka kergesti leitavad. Nii säästab autojuht palju aega, sest tal pole vaja meenutada nädalate taguseid sõite või otsida nende kohta märkmeid.

Kasutaja poolt on vaja lisada sõitudele eesmärgid, et seotus töiste vajadustega oleks selge ning arusaadav. Periood, mida korraga kajastatakse ja analüüsitakse, on üks kuu.

Mango Oras toob välja, et selline süsteem on mugav nii autode kasutajatele kui ka nende juhtidele – kõik on läbipaistev ning õigesti vormistatud.

„Kui võrrelda elektroonilist lahendust paberil peetava sõidupäevikuga, on GPSiga seotud elektrooniline sõidupäevik oluliselt mugavam administreerida kui ka ökoloogiliselt säästlikum,” hindab Mango Oras.

Lihtsustab raamatupidamist

Konkreetne ja turvaline GPSiga integreeritud sõidupäevik teeb lihtsamaks ka ettevõtte raamatupidamise töö. Tänu sellele on kerge hoida korras ka kõik auto kasutamise maksustamisega seonduv. Ka Eesti Maksu- ja Tolliamet aktsepteerib GPS-sõidupäevikuid.

Kui ettevõtte autodega tehakse üksnes tööalaseid sõite, ei pea ettevõte maksma auto kasutamiselt erisoodustusmaksu. Elektrooniline GPS-sõidupäevik sobib hästi, et auto 100%-list kasutamist töösõitudeks vajadusel ka hõlpsasti tõendada.

Kui aga töötajal on lubatud teha osaliselt ka erasõite, on need samuti sõidupäeviku kasutamisel selgelt eristatavad.

Mango Oras kinnitab, et varjatud kulusid elektroonilise sõidupäeviku kasutamisega ei teki ning kokkuvõttes hoiab Fleet Complete’i sõidupäeviku kasutamine ettevõtte jaoks kokku nii aega kui ka raha, tehes üksiti lihtsamaks ka autode kasutajate, nende juhtide ja raamatupidajate töö.

Rohkem teavet sõidupäeviku kohta on leitav siit: fleetcomplete.ee/soidupaevik